Demande de dérogation

Cette procédure est valable pour tous les doctorants désirant prolonger leur travail de recherche au-delà de la 3e année de thèse. La demande de prolongation est donc indispensable pour pouvoir se réinscrire en 4e année de doctorat et plus.

Attention : Les doctorants régulièrement inscrits en 2024/25 soutenant leur thèse au plus tard le 31 décembre 2025 et ayant initié les démarches de soutenance dans les délais n’ont pas besoin de se réinscrire en 2025/26.

Cependant, même si le doctorant souhaite soutenir en tout début d’année civile ou si le contrat de thèse prévoit quatre années d’emblée, la demande de dérogation ainsi que le règlement des frais de scolarité restent obligatoires. Tout doctorant non réinscrit ou n’ayant pas procédé à la demande de prolongation pourra être considéré en abandon et n’aura pas la possibilité de soutenir. En cas de non réinscription volontaire (demande de césure, arrêt de travail longue durée), l’ED devra être informée dans les plus brefs délais.

Rappel : La procédure de soutenance de thèse de doctorat doit être initiée 3 mois avant la date prévue pour la soutenance. Retrouvez toutes les informations utiles sur la page dédiée : Soutenance | ED562 BioSpc

Modalités de réinscription en année dérogatoire – Université Paris Cité

1. Le doctorant transmet à l’Ecole Doctorale BioSPC le formulaire de demande de prolongation annuelle (signé par doctorant et directeur de thèse), accompagné des justificatifs demandés :

• La fiche de demande de prolongation dûment complétée et signée (sauf signature de la Présidence)
• Une lettre motivée du doctorant datée et signée, détaillant les motifs de cette demande de prolongation de thèse au-delà de la 3ème année
• Un courrier récent du directeur de thèse, daté et signé (= avis argumenté du directeur de thèse précisant l’état d’avancement de la thèse et la période envisagée pour la soutenance)
• L’avis du Comité de Suivi Individuel (CSI). Attention : le rapport CSI doit parvenir à l’école doctorale avant fin juillet.
• Thèse en cotutelle : document de demande de prolongation de la convention de cotutelle (dûment complété et signé) + courrier du directeur de thèse de l’établissement partenaire
• Le justificatif de financement obligatoire durant la période de prolongation demandée (1 à 12 mois)
• Le cas échéant, le relevé de décisions du statut RQTH pour les doctorants en situation de handicap
• Le cas échéant, les arrêts maladie, ainsi que les justificatifs de congés maternité.

2. Après vérification du dossier, puis avis et signature du formulaire par sa direction, l’ED transmet à l’Equipe Inscription le dossier complet de demande de prolongation. Aucun document ne doit être transmis à l’Equipe Inscription par les doctorants.

3. L’Equipe Inscription vérifie la demande et soumet le dossier à la validation et à la signature de la Présidence de l’université.

4. Si l’année de prolongation est accordée par la Présidence, l’Equipe Inscription envoie au doctorant un mail automatique, dans lequel seront indiquées les modalités pour se réinscrire en ligne.

Attention : prévoir un délai de traitement entre le moment où votre Ecole Doctorale transmet le dossier à l’Equipe Inscription, et le moment où vous recevrez la dérogation signée et les consignes de réinscription (entre 10 et 20 jours).

Seuls les dossiers des doctorants ayant transmis leur dossier complet à leur ED dans les délais impartis pourront être traités.