• En accord avec leur DT, les D1 soumettent la composition de leur comité CSI à l’ED (Proposal for CSI committee members). Les départements valident ces comités. Si le comité venait à changer, les D2, D3 etc devront soumettre leur nouveau comité sur le même lien.
• Le CSI comprend au minimum deux membres, forcément extérieurs au campus/institut du doctorant et titulaires d’une HDR. Ils n’auront pas signé d’articles avec l’équipe d’accueil du doctorant dans les 5 années précédentes.
  • un membre spécialiste de la discipline ou en lien avec le domaine de la thèse ;
  • un membre non spécialiste extérieur au domaine de recherche du travail de la thèse.
• Un des membres doit être HDR BioSPC (hors institut/campus du doctorant) et émarger à BioSPC. La liste des HDR de BioSPC est disponible, ici : https://edbiospc.fr/
• Un des membres est hors établissement (hors UPC et hors Institut Pasteur). 
• Un membre additionnel — OPTIONNEL — ‘expert’ peut être invité dès la première année, il ne devra pas nécessairement avoir une HDR. Il pourra changer en cours de thèse. Il pourra faire partie du campus/institut mais ne signera pas le compte rendu de CSI et ne participera pas aux phases II et III de la réunion (voir §4 ci-après).
• Les professeurs et chercheurs émérites peuvent être membres.
• Les membres du comité de suivi individuel ne peuvent pas être rapporteurs mais peuvent être examinateurs ou présidents (sauf pour les émérites) lors de la soutenance.
• Les référents CSI de chaque institut (ci-dessous) peuvent conseiller pour constituer ces comités.

Liste des référents classés par site:

Lien pour soumettre la composition de votre comité CSI :

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeuwINiVrU4fOpjRGshwh7kVe356o-xKtjITv2dpFvLlHDwHQ/viewform

Les doctorants qui souhaitent conserver leur comité CSI de dernière année peuvent le faire même si leur composition n’est pas conforme aux règles ci-dessus. Ils doivent néanmoins soumettre la composition de leur comité via le même lien ci-dessus et devront contacter ces membres pour organiser leur entretien.

• Les doctorants et doctorantes seront notifiés par mail sur la validité de leur comité.

• Les doctorants et doctorantes recevront un mail les invitant à remplir leurs rapports annuels.
• Cet email est très important – ne le partagez pas, ne l’égarez pas – car il contient un lien qui vous est propre et qui vous dirige vers un formulaire CSI pré-rempli avec les informations dont nous disposons à l’Ecole Doctorale.
  Avant de renseigner ce formulaire CSI, asssurez-vous que la composition de votre comité ait été validée par l’Ecole doctorale (étape #1).
  Vous devrez compléter ce formulaire CSI en fournissant des détails sur les formations que vous avez suivies et sur l’avancement de votre travail de thèse. Vous avez également la possibilité d’apporter des corrections aux informations informations pré-remplies, qui seront mises à jour dans notre base de données à la fin de la campagne CSI de cette année.
• ⚠ Veuillez accorder une attention particulière à la saisie d’adresses électroniques correctes des membres de votre comité CSI et de vos directeurs de thèse, car elles seront utilisées dans les étapes suivantes.
• Si vous le souhaitez, vous pouvez participer à une expérience que nous lançons cette année et qui consiste à joindre à votre rapport scientifique une auto-évaluation des compétences que vous estimez avoir acquises jusqu’à présent.
  Cette auto-évaluation se fait via ce formulaire Google : https://forms.gle/71h1NpfT6QuCYby39.
  Une fois le formulaire complété, vous recevrez par email un PDF que vous pourrez ajouter à votre rapport CSI.
• Votre rapport annuel doit être validé par votre directeur de thèse !
• Dès que vous aurez validé votre rapport, au moins 48h avant votre entretien, vous recevrez, ainsi que votre directeur de thèse, une copie de votre rapport par email.
• En même temps, ce rapport est envoyé à tous les membres de votre comité.

➔ Une fois le formulaire CSI soumis, les doctorants et doctorantes seront invités à organiser la rencontre avec leur comité, aidés par leur directeur de thèse.

• Ils/elles sont chargé(e)s de trouver une date qui convienne aux membres de leur comité et à leur directeur de thèse et de communiquer à tous les participants de leur CSI la date et le lieu de la rencontre.
• Ils réservent une salle pour la rencontre et/ou fournissent un lien de vidéoconférence si l’un des membres du comité participe à distance.
• La durée de ces entretiens est laissée à discrétion du doctorant et du directeur de thèse mais nous recommandons des réunions d’au moins 45min (voir §3). En outre, veuillez prévoir 15 minutes supplémentaires dans l’emploi du temps afin de donner à votre comité suffisamment de temps pour rédiger son rapport.
• Lorsque vous planifiez votre réunion, gardez à l’esprit les dates limites auxquelles votre comité doit soumettre son rapport à l’école doctorale :D1 et D2 : 15 octobre
  D3 demandant une 4ème année avec un nouveau type de financement : Fin juillet
  D1, D2, et D3 nécessitant un renouvellement de VISA : Fin juillet
• Les doctorants sont encouragés à utiliser le modèle PowerPoint fourni par l’école doctorale : https://cloud.parisdescartes.fr/index.php/s/qi86RQiggokBnnb.

Les entretiens sont organisés une fois par an sous la forme de quatre étapes distinctes (au total, au moins 45 min) :

• I – Présentation de l’avancement des travaux et discussions: les doctorants sont fortement encouragés à utiliser les trames de présentation
• II – Entretien avec le doctorant sans la direction de thèse
• III – Entretien avec la direction de thèse sans le doctorant
• IV – Rédaction du rapport par le comité (prévoir 15 min pour cette partie)

Seuls les membres 1 et 2 participent aux phases II, III et IV. L’expert supplémentaire facultatif ne participe pas à ces phases.

Nous demandons de privilégier les entretiens en présentiel. Les doctorants et/ou leur directeur de thèse se chargeront de créer un lien pour une visioconférence si certains membres du comité doivent assister à l’entretien à distance.

Les membres du comité peuvent être contactés en cas de besoin en dehors de la réunion annuelle du CSI.

➔ Les membres de votre comité CSI reçoivent votre rapport et un lien pour remplir leur rapport en ligne (prévoyez un créneau dans le planning pour que votre comité le remplisse juste après votre réunion).

Le mail envoyé à votre comité comprend des rappels sur les principales règles du CSI de BioSPC concernant :
– La constitution du Comité CSI
– Les modalités des entretiens annuels
– Le contenu du rapport du comité et l’explication pour le soumettre.

• Les membres du comité CSI — sans l’expert additionnel — rédigent le CR à l’issue de l’entretien (prévoir ce temps rédactionnel dans le planning du comité, en sus des 45 min minimales recommandées) en suivant le lien contenu dans le mail accompagnant le formulaire CSI pré-rempli et transmis par les doctorants.

• Le comité formule des recommandations sur la réinscription et donne son avis sur l’avancement des travaux et la formation du doctorant.

• Dès que les membres #1 et #2 ont validé le rapport — un seul rapport par comité — , ils en reçoivent chacun une copie.
  En même temps, le rapport est envoyé à l’école doctorale.
  A ce stade, ni vous, ni votre directeur de thèse, ni le membre expert supplémentaire ne reçoit ce rapport.

⚠ Veuillez noter qu’un seul rapport sera accepté par doctorant, les deux membres doivent donc se mettre d’accord sur la personne qui le soumettra.

• Il est expressément demandé aux membres du comité de ne pas transmettre leur rapport ni aux doctorants ni aux directeurs de thèse.
• Si le comité constate des difficultés, il doit les signaler dans le CR transmis à l’ED.

➔ Une fois que votre comité a soumis son rapport, celui-ci est reçu par l’École doctorale.

• Si aucun problème n’est rapporté, les CR définitifs sont renvoyés par l’ED aux doctorants et aux DT.
• Si un problème est détecté, l’ED prend toute mesure nécessaire relative à la situation du doctorant et au déroulement de son doctorat. Plus spécifiquement, les directeurs de département organiseront une audition du doctorant et du directeur de thèse afin de déterminer s’il s’agit :
  • d’un incident sans conséquence grave (par exemple, dialogue difficile entre encadré et encadrant) et pouvant être résolu avec un suivi court (<2 mois).
  • d’un problème plus profond qui doit faire l’objet d’une médiation.

• • • En cas de problèmes plus profond ou non résolus par un suivi court, les directeurs et directrices de département doivent mettre en place une cellule de médiation composée d’au moins deux personnes choisies parmi les directeurs de départements ou les membres du bureau de département. Le département veille à ce qu’il n’y ait pas de conflit/lien d’intérêt entre la cellule de médiation, le doctorant, le directeur de thèse ou l’équipe de recherche.
    • Si durant l’instruction des dossiers, il ressort que les problèmes ont trait à l’intégrité scientifique, à des discriminations ou des violences, ils seront transmis aux cellules ad hoc des établissements dont dépendent les laboratoires d’accueil. Ces cellules tiendront informée l’ED de l’état d’avancement des dossiers. Ces dossiers sont considérés comme étant ‘en médiation’, même si ce ne sont pas des membres de BioSPC qui continuent de les instruire.Dans ces 2 cas de figure, les dossiers sont considérés comme étant ‘En mediation’.

• • Le Collège des ED (CED) peut être informé par la direction de l’ED et se saisir des cas qu’il considère comme étant plus graves. Sinon, les directeurs de département feront appel aux membres de leur bureau ou instruiront le dossier directement.

 NB : Si l’un des directeurs de département est dans l’institut/campus du doctorant ou de la doctorante, il se destituera et transmettra la gestion du cas à un membre de son bureau.

• Si malgré les difficultés rencontrées, le comité CSI recommande la réinscription, le rapport transmis par l’ED aux doctorants et aux directeurs de thèse ne mentionnera ni la nature et le détail de ces dysfonctionnements, ni par qui il en a eu connaissance. Le rapport mentionnera que le comité a constaté des dysfonctionnements et a alerté l’école doctorale.
• Une procédure spécifique de suivi est mise en place si le comité CSI ne recommande pas la réinscription. Le CR CSI n’est pas transmis dans ces cas de figure.